Conviaをついに正式リリースしました。
Conviaは、学術大会や会議のためのイベント管理システムです。イベントページの公開から、参加登録と決済、演題の募集と採否、プログラムと抄録集、当日の受付、参加者へのお知らせまで、大会運営に必要な作業をひとつのサービスで進められます。
開発で大切にしてきたのは、機能が増えても操作はシンプルなままにすることです。参加者はタイムテーブルから抄録をそのまま開けますし、主催者はプログラム編成で複数のセッションを選択してドラッグ＆ドロップでまとめて動かせます。初めて使う人でも迷わないように作っています。
対応言語は現時点では日本語と英語です。
このリリースノートでは、今後の機能追加や改善を随時お知らせしていきます。今回は正式リリースにあたって、現時点で使える機能を主催者向けと参加者向けに分けてまとめました。
イベントページ・情報発信
大会の概要や日程、規約など、参加者に伝えたい情報をひとつのページで公開できます。日本語と英語の両方で用意でき、見る人が表示言語を切り替えられます。
[主催者]
- 大会名や概要、開催日程、会場の住所と地図などの基本情報を編集できます。地図は住所から自動で表示され、住所だけでピンの位置がうまく設定できない場合は、手動調整可能です。
- 参加規約、キャンセルポリシー、プライバシーポリシー、特定商取引法に基づく表記をイベントページに載せられます。
- 公開URLを確認できます。検索エンジンの検索結果に表示しない設定（noindex）もあります。
- 閲覧パスワードをかけて、関係者だけに公開することもできます。
[参加者]
- 大会の概要、日程、会場を確認でき、会場のリンクからGoogleマップを開けます。Googleカレンダーへの日程の追加は、参加登録完了画面やマイページのリンクから行えます。
- イベントページからは参加登録、演題募集、プログラム、抄録集、お知らせにアクセスできます。
[共通]
- 日本語と英語に対応しています。大会情報は両方の言語で登録でき、閲覧側で表示を切り替えられます。
参加登録・決済
参加費や定員、受付期間を設定しておけば、参加登録から決済、領収書の発行までConviaが自動で処理します。主催者は一覧と集計を確認するだけで済み、参加登録まわりの事務作業を大きく減らせます。
[主催者]
- チケット（券種）を作成・編集・削除できます。価格、定員、販売期間、公開状態、決済方法を設定すれば受付が始まります。
- チケットごとに参加登録オプション（懇親会などの追加項目）を用意し、価格と決済方法を個別に設定できます。
- 参加登録数、売上、入金の回収率、受付率を券種別・決済方法別に自動で集計します。表計算ソフトで集計し直す必要はありません。
- 参加登録の一覧を検索・絞り込みでき、アンケートの回答、決済状態、選択されたオプションもその場で確認できます。
- 参加登録データをCSVでダウンロードできます。出力項目を選べ、アンケート回答の列分割やShift_JISでの出力にも対応しています。
- 参加者には見えない主催者メモを残せます。個別の事情を運営スタッフの間で共有するのに使えます。
- 参加登録をキャンセルできます。クレジットカードで決済済みの場合は、全額返金まで自動で処理します。
- 招待者などを代理で登録し、無料チケットを割り当てられます。本人にはパスワード設定のメールが届き、そのまま使い始められます。
[参加者]
- 価格、販売期間、残数、決済方法を確認し、質問に答えて参加登録します。手続きはすべてWeb上で完結します。
- 参加登録時にオプションを選べます。あとから必要になったオプションは、マイページから追加購入できます。
- クレジットカード決済と現地での現金払いに対応しています。カード情報は一度登録すれば、次回から入力不要です。
- 途中で中断したクレジットカード決済は、マイページからやり直せます。
- 宛名を指定して領収書PDFを発行できます。オンライン決済の履歴もマイページで確認できます。
- マイページで参加登録の内容や決済状況を確認できます。
[共通]
- 参加登録の受付時やクレジットカード決済の完了時に、確認メールを自動送信します。
演題募集・採否管理
発表の募集から採否の通知まで、Conviaの中で完結します。応募者は締切まで自分で内容を直せるので、差し替え依頼のメールをやり取りする必要がなくなります。
[主催者]
- 募集枠ごとに応募を一覧で確認できます。応募状態や採否状態で絞り込めるので、未判定の応募を見落としません。
- 演題、抄録、著者と発表者、所属、略歴、写真など、応募内容をひとつの画面で確認できます。
- 応募期限後に、個別または複数選択で仮採択・仮却下を設定し、最後にまとめて確定します。確定するまでは何度でも見直せます。
- 採択した演題に発表番号を付けられます。番号はプログラムや抄録集にそのまま反映されます。
[参加者]
- 公開中の募集枠と応募期限、応募条件を確認できます。
- 募集枠ごとの入力項目に沿って演題を応募します。著者や発表者、複数の所属、略歴、プロフィール写真も登録でき、並び順も変えられます。
- 抄録には数式を入力できます（TeX/LaTeX風の記法）。プレビューで表示を確かめながら書け、記法のヘルプページも用意しています。
- 応募前に確認画面で内容をチェックできます。応募期限までは、自分で編集も取り下げもできます。
- 応募した内容と採否の状態は、マイページでいつでも確認できます。
[共通]
- 採否が確定すると、応募者へメールで自動通知します。結果の連絡漏れがなくなります。
プログラム・抄録
会場とセッションに発表を割り当てていくだけで、当日のタイムテーブルがそのままWebに公開されます。抄録集もWebとPDFの両方で出せるので、印刷用のデータを別に作る手間がありません。
[主催者]
- 日程、会場（トラック）、標準のセッション時間、カテゴリー、担当者の役割を設定します。
- セッションを作成・編集・削除できます。時間、会場、言語、カテゴリーのほか、座長や登壇者、関連リンク、個別発表も設定できます。
- 応募された演題をそのまま発表として取り込み、セッションに割り当てられます。応募を経ない発表も手動で作れます。
- タイムテーブル上でセッションをドラッグ＆ドロップで動かせます。複数選択してまとめて時間を変えることもでき、表示倍率の変更や発表の検索にも対応しています。
- プログラムを公開・公開停止できます。公開後の変更もすぐ反映されるので、差し替え版を配る必要はありません。
[参加者]
- 日程・会場別のタイムテーブルを見られます。全体を見渡す表示、詳細表示、スマートフォン向けの表示を切り替えられます。
- 開催中は現在時刻の位置が表示されるので、いま何が行われているかがすぐにわかります。
- セッションの概要、会場、担当者、関連リンク、個別発表を確認できます。
- 抄録集では、発表番号、著者、所属、発表者の写真、数式まで表示されます。前後の抄録へ移動でき、タイムテーブルからも直接開けます。
[共通]
- プログラムと抄録集を、それぞれ、またはまとめてPDFで生成・ダウンロードできます。印刷用データを別に作る必要はありません。
当日受付
QRコードをかざすだけの受付（iOSアプリ）と、参加証明書を兼ねた名札の事前印刷で、受付の行列と名簿チェックの手間を減らします。現地での集金にも対応しています。
[主催者]
- 受付方式を大会ごとに選べます（手動受付のみ、QRコード受付、名札の事前印刷）。
- 受付対象の一覧を検索でき、券種、オプション、支払い状態、受付状態で絞り込めます。
- Web画面からも参加受付と受付キャンセルができます。アプリを使わない小規模な受付にも向いています。
- 現地現金払いは、集金額と内訳を確認してから受付します。受付時のオプション追加と追加料金の集金も、その場で済みます。
- iOS受付アプリで参加者のQRコードを読み取り、参加者情報を確認して受付します。名簿から名前を探す必要がありません。
- 当日のスタッフ向けに、大会専用のログインQRコードを発行できます。主催者のアカウントを共有せずに受付を任せられます。
- 受付画面から参加者の名札PDFを発行できます。事前に印刷していない参加者にも対応できます。
[参加者]
- マイページの受付用QRコードを見せるだけで、受付が完了します。
- 参加証明書を兼ねた名札PDFを事前にダウンロードできます。印刷して持参すると受付がスムーズです。
お知らせ配信
お知らせは、イベントページへの掲載とメール配信を同時に行うので、参加者に漏れなく届きます。
[主催者]
- 日本語と英語でお知らせを作成し、イベントページに掲載します。公開と同時に、その時点の参加登録者全員へメールを送ります。
- 対象数、送信受付数、送信待ち数、失敗数で、メールの送信状況を確認できます。
- 公開済みのお知らせを取り下げられます。
[参加者]
- 公開中のお知らせはイベントページで読めます。あとから参加登録した人も見逃しません。
- 参加登録した大会のお知らせを、メールで受け取れます。
アカウント
主催者も参加者も、同じアカウントで利用できます。
[主催者]
- 主催者コンソールでは、所属する主催団体と大会を切り替えて使えます。参加者モードへの切り替えもワンクリックです。
[参加者]
- 参加登録と決済の状況、応募した演題、開催中・過去の大会を、マイページでまとめて確認できます。
[共通]
- メールアドレス認証で新規登録します。メールアドレスをもとに、インターネット上の公開情報からAIがプロフィールの候補を提案するので、入力の手間が減ります。
- プロフィール（氏名、フリガナ、英語名、電話番号、所属、部署、職位）を登録・編集できます。一度登録すれば、どの大会でもそのまま使えます。
- ログイン、パスワードの設定・再設定・変更、メールアドレスの変更ができます。
- 利用規約とプライバシーポリシーを確認できます。内容が更新されたときは、あらためて同意をお願いします。
お問い合わせ
使い方の質問や不具合の報告、機能の要望は、お問い合わせフォームから送れます。
[共通]
- ログイン中なら、連絡先を入力する必要はありません。大会に関する質問は大会名やURLを添えて送れるので、状況を説明しやすくなっています。
